¿Cuánto tiempo de preparación necesita una buena
presentación?
¿Cuántas horas de preparación tenemos por delante?
Ante la pregunta de cuándo presentamos la respuesta fue “en
7 días” y todo el divertimento desapareció, la parte motivadora se convirtió en
estrés y la parte dura se multiplicó.
Pocas veces los directivos son realmente conscientes de lo
importante que es la preparación cuando se exponen a hablar en público. A veces
una exagerada autoconfianza hace que sientan que no lo necesitan. Pero, un
secreto profesional, estos son los primeros que días antes de la presentación
empiezan a dudar de todo, a presionar a su equipo y a contagiar de angustia a
su alrededor.
La verdadera confianza no nace de la percepción de mis
habilidades personales. Aunque pueda ayudar, corremos el gran riesgo de pensar
que estamos más preparados de lo que realmente estamos. La verdadera confianza
nace de la preparación. Tendemos a pensar que los oradores natos, los que nacen
con carisma de serie, dan grandes discursos sin despeinarse. Pero no es cierto.
¿Cuántas horas de preparación se recomiendan?
Todos conocemos la obsesión de Steve Jobs con la preparación
de las presentaciones con la preparación de sus presentaciones. Como anécdota,
el antiguo desarrollador de Apple Matt Drance, nos cuenta la experiencia: “Trabajé
durante 72 horas sin dormir para algo que Steve mostraba en escena durante 9
segundos.” La conclusión es que ser un gran orador no es la causa, sino la
consecuencia. Cuanto más te preparas más cerca estás de llegar a su nivel.
Entonces, ¿cómo puedes calibrar la preparación más adecuada?
¿Cuántos ensayos tienes que hacer? Aunque la respuesta más precisa sería “hasta
que te sientas preparado” sería un truco fácil con el que salirme de rositas de
la duda.
Se recomienda hacer 8 ensayos antes de la presentación. Pero
aquí sólo incluye la parte de ensayo. Muchos expertos como animan a multiplicar
el tiempo de tu presentación por 10 para calcular el tiempo que debes dedicar a
la preparación. Otros que son más optimistas estiman unos 45 minutos. Otros nos recomiendan
más dedicación con unas 36-90h por hora
de presentación.
Te voy a compartir la fórmula que yo utilizo para poder
planificar adecuadamente la preparación de esa presentación.
Empecemos por el
tiempo.
Aquí yo voy a colocar un x15. Es decir, multiplica la
duración de tu presentación por 15 y obtendrás la cantidad de minutos que
necesitas reservar en tu agenda (o la de tus colaboradores). Aquí estoy
incluyendo la elaboración del guion, el diseño del visual y los ensayos.
Esta podría ser la dedicación mínima para que como ponente
te sientas preparado. Pero hay dos factores más, dos factores que te añaden
inseguridad y que necesitarás compensar con mayor preparación.
Échale un vistazo por aquí: ORATORIA INFLUYENTE: Audiolibro
Sigamos con el tamaño
de la audiencia.
Lo cierto es que el número de personas que tienes en el
público condiciona la preparación por varios motivos.
El primero es que a mayor audiencia, generalmente, mayor
presión y estrés escénico por lo que el ponente necesitará trabajar más
aumentar su seguridad. Por otro lado, la audiencia pequeña permite más margen
de error que la grande. Quiero decir con esto que si tu presentación va
dirigida a 5 o 6 personas, tienes feedback directo de sus caras, puedes hacer
apelaciones directas, dialogar con ellas e incluso acercarte a ellas tras la
presentación para reconducir cualquier malentendido o fallo ocurrido. Sin
embargo, la presentación para 300 personas no te va a permitir ese lujo, tal
cual se lance el mensaje así queda.
Además, las audiencias grandes tienen unos espacios y medios
técnicos que requieren mucha más preparación que una cómoda sala de juntas.
Como ves, es necesario que si la audiencia va a ser mayor, tengamos que dedicar
mayor número de horas a la preparación. Te recomiendo multiplicar el resultado
de la anterior multiplicación por el número de decenas de personas
Y por último, y
quizás más importante, es el factor repercusión.
El factor repercusión es una medida sobre las consecuencias
de esa presentación. Esta es una pregunta que te tienes que hacer “¿qué pasa si
sale mal?”. Si la respuesta es: “seguiré recibiendo mails innecesarios porque
no se han enterado” no puede tener la misma consideración que “perderemos una
cuenta a la que facturamos 110.000 dólares anuales”. Cae de cajón que la
segunda presentación te la prepararás con más ahínco, ¿no? Por eso yo añado un
factor de repercusión en una escala del 1.
Tiempo de preparación = 15 x duración x decenas de público x
factor de riesgo
Déjame ponerte algunos ejemplos por si no he sido del todo
claro:
Pongamos que tengo una presentación de media hora, para mi
equipo habitual de 7 personas. Presento un nuevo protocolo y de la que espero
implicación pero no resulta un reto complicado (mi factor de repercusión
negativa es de un 1). Mi tiempo de preparación requerido será:
Tiempo de preparación = 30min x 15 x 1 x 1 = 450min = 7,5h
Pongamos que presento durante 2 horas en un congreso donde
he conseguido aforar 170 personas influyentes. Presento un nuevo producto en el
que llevamos trabajando dos años. Espero seducir a grandes inversores que se
sumen al proyecto ya que sin esa financiación no podemos saltar de la fase de
desarrollo. Mi nivel de riesgo es de un 5 porque me juego a esa ocasión el
éxito del negocio. Calculemos mi tiempo de preparación óptimo:
Tiempo de preparación = 2h x 15 x 1,7 x 5 = 255h
Y si el director del que os hablaba al principio, que tenía
una presentación de 20 min para 200 personas con una sensación de riesgo/éxito
de 4 hubiese calculado bien el tiempo:
Tiempo de preparación = 20min x 15 x 2 x 4 = 2.400min = 40h
Contando con estas horas, puedes planificar en el calendario
para que no te pille el toro en la última semana. Especialmente importante
cuando dependes de otras personas que participan del desarrollo de la
presentación.
El cómo se reparte este tiempo, es harina de otro costal que
trataré en otro artículo. Pero te adelanto, que la elaboración del powerpoint
(que es lo que todo el mundo tiene en mente) no será la parte más importante.
Si hecho, si estás gastando todo tu tiempo de preparación en hacer un
powerpoint estás perdiendo el tiempo.
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